2019: l’anno della fatturazione elettronica

È da poco iniziato il 2019 e già la maggior parte degli italiani devono fare i conti con la principale novità in campo economico e commerciale, che trasformerà per sempre il modo di registrare gli acquisti e le vendite: la fatturazione elettronica. In quest’ultimo periodo, nei palinsesti pubblicitari delle principali emittenti televisive e radiofoniche, si susseguono diverse offerte di aziende che offrono, anche con la semplice installazione di un’applicazione, aiuto e supporto a tutti coloro che dovranno usufruire di questo servizio.

Per capire meglio cosa sia la fatturazione elettronica, dobbiamo fare un salto indietro di quattro anni. Infatti, dal 2015, è obbligatoria la creazione di questo documento informatico nel caso di rapporti commerciali tra aziende private e Pubblica Amministrazione. In seguito, la decisione di esecuzione UE 2018/593, emessa dal Consiglio del 16 aprile 2018 e la sua relativa pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale dell’Unione Europea ha portato all’introduzione formale della e-fattura 2019 nel nostro Paese. Inizialmente, già dal 1° luglio 2018, sarebbe dovuto entrare in vigore l’obbligo di emissione di questo documento per le cessioni di benzina e carburanti ma, in seguito, è stato rinviato al 1° gennaio 2019. Quindi tutte le aziende e tutti i titolari di partita Iva, eccezion fatta per i regimi forfettari e altri regimi di vantaggio, dovranno utilizzare questo formato per emettere le fatture. 

L’obbligo di fattura elettronica, introdotto dalla Legge di Bilancio, vale sia nel caso in cui la cessione del bene o la prestazione di servizio sia effettuata tra due operatori Iva, sia nel caso in cui la cessione/prestazione sia effettuata da un operatore Iva verso un consumatore finale. Le aziende che approcciano per la prima volta con la fatturazione elettronica devono necessariamente farsi assegnare dall’Agenzia delle Entrate un codice destinatario. Il codice destinatario, noto anche come codice univoco, rappresenta un elemento fondamentale per l’invio e la ricezione delle fatture tramite il Sistema di Interscambio (SdI). In alternativa possono anche demandare a un servizio in outsourcing sia la ricezione che l’invio dei documenti. La procedura per poter fatturare in digitale, quindi, prevede una serie di step:

  1. Registrazione: in questa prima fase viene trasmesso all’Agenzia il proprio indirizzo telematico per avere la certezza di ricevere le fatture sul canale xml corretto;
  2. Creazione di un database in cui inserire tutti i codici destinatario e gli indirizzi di posta certificata dei vari clienti: si tratta di una sorta di “agenda 2.0” con tutti i dati necessari per trasmettere e ricevere;
  3. Gestione dei dati: questa terza fase prevede il possesso da parte dell’azienda di sistemi gestionali capaci di raccogliere dati specifici al fine della fatturazione elettronica b2b e della generazione dell’xml;
  4. Gestione del processo tramite un software (nel caso poi si debba inviare fatture all’estero, o riceverle, è necessario per l’azienda dotarsi di un sistema di gestione multicanale della fatturazione, il quale possa inviare appunto sia sul canale Sdi che su altri);
  5. Conservazione: l’azienda deve scegliere se gestire quest’ultima fase per conto proprio o se affidarsi a fornitori di servizi di questo genere.

Ma come si emette una fattura elettronica? 

Per prima cosa occorre creare un documento in formato xml, il quale dovrà essere della dimensione massima, per singola fattura, di 5 MB. Tale documento dovrà poi essere validato a livello legale attraverso la firma digitale, la quale deve essere richiesta direttamente ai certificatori accreditati dall’Agenzia per l’Italia digitale (Agid). In alternativa, può esser fatta richiesta alla propria Camera di commercio della Carta nazionale dei servizi. Oltre alla firma digitale, i file dovranno contenere tutte le informazioni necessarie, quali il codice identificativo del destinatario, l’indirizzo Pec e il riferimento temporale.

Una volta completa di questi elementi, la fattura è pronta per l’invio, il quale dovrà essere effettuato entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello della data di emissione del documento. Le aziende, per altro, potranno gestire l’invio delle fatture in proprio o affidarsi ad intermediari come banche, poste, professionisti e imprese di informatica. Per quanto attiene alla consegna, invece, è lo stesso sistema Sdi ad occuparsi di recapitare la fattura. Sempre all’Agenzia per l’Italia digitale (Agid) è assegnato il compito di accreditare gli operatori pubblici e privati che conservano le fatture elettroniche. Per la conservazione, infine, è previsto un obbligo di tenere le fatture sia emesse che ricevute per 10 anni. Anche in questo caso le aziende possono adottare un servizio in outsourcing al fine di delegare l’assolvimento di tutti gli adempimenti connessi alla conservazione dei documenti contabili in formato digitale. Come tutte le novità che si rispettino, anche l’introduzione di questo nuovo sistema di controllo ha prodotto opinioni e sentimenti del tutto contrastanti: se da un lato la creazione di questo documento rende più controllabili i movimenti economici delle aziende e, cosa più rilevante, diminuisce di gran lunga uno dei principali problemi del nostro paese, l’evasione fiscale, dall’altro la procedura  non risulta essere  così alla portata di tutti e prevede costi aggiuntivi per chi dovrà usufruire di questi servizi. Questa è una delle motivazioni principali che ha portato il Codacons a preparare un esposto per l’interruzione di servizio. L’associazione dei consumatori, infatti, ha segnalato grandi disagi e disservizi dovuti allo scattare, dal 1°gennaio 2019, dell’obbligo della fatturazione elettronica e, in particolare, legati alla trasmissione della stessa.

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